設(shè)備操作復(fù)雜:一些會議室引進(jìn)了一些硬件設(shè)備，以提高會議質(zhì)量，如投影儀、音響系統(tǒng)和視頻光盤。然而，由于各種設(shè)備的接口和連接復(fù)雜，會員很難完全掌握或在出現(xiàn)問題后很難解決。

  資源浪費(fèi)嚴(yán)重:傳統(tǒng)會議需要大量的紙張費(fèi)用，但大部分紙質(zhì)會議資料會后沒有任何用處，造成了巨大的資源浪費(fèi)。目前，中國乃至全球各種資源日益匱乏，節(jié)約資源，保護(hù)環(huán)境已成為當(dāng)前的迫切任務(wù)。
  安全隱患:會議內(nèi)容涉及國家秘密或商業(yè)秘密時(shí)，會議數(shù)據(jù)的控制非常重要。傳統(tǒng)會議使用紙質(zhì)會議數(shù)據(jù)，容易丟失，難以保證會議數(shù)據(jù)的安全。

  傳統(tǒng)意義上的智能會議室，包括投影儀、視頻/電話會議終端、電子白板等多種設(shè)備，通過控制系統(tǒng)連接各自系統(tǒng)，但其操作性仍然不友好。在傳統(tǒng)會議室，人們?nèi)后w交流的需求沒有得到很好的滿足。而且隨著全球一體化進(jìn)程的加劇，人們對會議室的交流、合作和提高效率的要求變得非常迫切。國家政策大力推進(jìn)無紙化會議進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)無紙化會議大力報(bào)道無紙化會議的實(shí)用性，高效、節(jié)能、環(huán)保的整體環(huán)境要求，無紙化會議系統(tǒng)勢在必行。