在傳統(tǒng)會議中，紙張一直作為會議中傳遞消息的重要物料。但隨著會議管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，一種超越紙張的束縛，高效的線上辦會模式油然而生。將傳統(tǒng)的會務(wù)線下操作轉(zhuǎn)移到線上，使傳統(tǒng)辦會模式朝著高效和便捷的方向進行更新迭代。

  與無紙化辦會進行對比，傳統(tǒng)辦會理念帶來的弊端也越來越顯著。

  ①工作量大且需要印刷

  ②需要花費大量資金

  ③無法進行隨機更改

  ④紙質(zhì)材料容易丟失、不易進行攜帶

  ⑥紙質(zhì)簽到容易造成人員簽到擁擠、效率慢等問題
  “那么，無紙化辦會具體表現(xiàn)在哪幾個方面？”

  01、電子邀請函

  電子邀請函不僅體現(xiàn)了會議主辦方的智慧和創(chuàng)意，更包含著主辦方的誠意和對邀請嘉賓的尊重。

  電子邀請函通過發(fā)揮創(chuàng)意與個性化，將視覺、聽覺融為一體。利用當(dāng)下流行的微信、QQ、微博等社交平臺進行傳播。

  除此之外，電子邀請函更顯著的效果就是為主辦方節(jié)約成本，不需要花費額外的預(yù)算用于邀請函印刷和制作上。

  02、售票電子化

  根據(jù)市場資料顯示，售票電子化逐漸滲透到活動會議行業(yè)之中，大多數(shù)的主辦方進行線上票務(wù)售賣，參會者通過購買電子票務(wù)來獲取參會憑證。

  與傳統(tǒng)線上單一售票方式不同，如今的售票方式更多的是呈現(xiàn)出售票模式多元化。主辦方將電子票務(wù)作為會務(wù)營銷的戰(zhàn)場，通過多票種、多玩法、多渠道的方式，主動吸引參會者進行票務(wù)的購買與分享。

  參會資料電子化

  在會議籌備期間，會進行大量的紙質(zhì)品印刷。如：參會指南、餐券、會議現(xiàn)場宣傳資料等。這些紙質(zhì)品的通常會投入大量的成本。并且由于紙質(zhì)的特殊屬性，印刷完成之后很難進行修改。隨著數(shù)字化的發(fā)展，參會資料的電子化也成為了“無紙化辦會”一大重要的體現(xiàn)。

  將紙質(zhì)餐券轉(zhuǎn)換為電子商品

  在一場會議之中，我們經(jīng)常可以看到現(xiàn)場排隊購買餐券的人，通過無紙化會議系統(tǒng)線上添加商品功能，將線下購買餐券的場景轉(zhuǎn)移到線上中去，參會者通過在線上購買餐券，線下直接憑借著二維碼進行抵消，減緩了人員堵塞。