每次開(kāi)會(huì)，工作人員需要準(zhǔn)備打印會(huì)議資料和桌面席卡，會(huì)前的準(zhǔn)備過(guò)程繁瑣，工作量大且缺乏應(yīng)變能力。會(huì)場(chǎng)排位手工管理、機(jī)動(dòng)性差、效率低。會(huì)議簽到、表決、會(huì)討、視頻、數(shù)據(jù)服務(wù)等系統(tǒng)相互，規(guī)模龐大，集成性差。會(huì)中文件量大，分發(fā)效率不高。與會(huì)人員交互時(shí)需要操作多套設(shè)備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統(tǒng)使用難度。與會(huì)人員桌面布局復(fù)雜，物品繁多凌亂。演講信息集中于傳統(tǒng)大屏幕，距離遠(yuǎn)者觀看困難，且不便實(shí)時(shí)交互。會(huì)議中資料修改情況難以記錄，討論過(guò)程無(wú)法保存。與會(huì)人員與服務(wù)人員間溝通不暢。會(huì)后文件管理造成巨大的紙張浪費(fèi)，紙質(zhì)材料可能導(dǎo)致泄密，安全無(wú)法保障，對(duì)一些機(jī)密會(huì)議造成嚴(yán)重威脅，可能導(dǎo)致重大損失。
  無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)對(duì)高校多媒體會(huì)議室現(xiàn)狀的改變、無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)的具體應(yīng)用

  無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)全數(shù)字化操作靈活機(jī)動(dòng)，所有電子版會(huì)議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會(huì)者職能和授權(quán)。服務(wù)器端設(shè)定排位信息后直接更新到各終端，無(wú)需人工干預(yù)。無(wú)紙化終端集成各種會(huì)議服務(wù)功能，一臺(tái)終端滿足與會(huì)人員各種需求。與會(huì)人員操作無(wú)紙化終端，觸摸屏操作簡(jiǎn)單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會(huì)人員可操作個(gè)人終端，調(diào)整視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會(huì)議文件重點(diǎn)做上標(biāo)注、便于會(huì)后整理、存檔。會(huì)議唿叫一鍵完成，不再干擾會(huì)議進(jìn)程。會(huì)議資料瀏覽、下載權(quán)限由管理員控制，保密方案確保信息安全，防設(shè)計(jì)保障會(huì)議不受干擾，有助力實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，全力推行電子政務(wù)，推進(jìn)高校的現(xiàn)代化建設(shè)。